第一優先！工作效率翻倍秘訣 | 第二優先？你可能忽略的生活細節 | 第一優先 vs 第二優先 這樣排就對了

在職場上，懂得區分「第一優先 第二優先」真的超級重要！尤其是現在大家都在用Microsoft Teams協作，每天訊息爆炸的情況下，更要學會怎麼把任務分類處理。今天就來分享幾個實用技巧，讓你工作起來更有效率。

先來看看Teams裡怎麼設定任務優先順序最方便：

最近Teams 2025五月更新後，工作區協作變得更直覺了。像我們團隊現在都會把正在進行的企劃放在「第一優先」區，背景資料或參考文件就歸到「第二優先」分類。這樣開會時直接點進對應的工作區，馬上就能找到需要的東西，不用在茫茫訊息海裡撈資料。

說到新功能，上個月推出的Outlook外掛整合真的很方便。我習慣每天早上先把郵件裡提到的事項，用拖曳方式拉到Teams的待辦清單，然後立刻標註優先順序。像是客戶急著要的報價單當然放最上面，內部例行報告就可以往後排。這樣處理起來超有條理，主管臨時問進度也不會手忙腳亂。

以前用Project做專案管理總覺得太複雜，現在轉到Planner後簡單多了。我們團隊的SOP是把「會影響到下個階段」的任務設成紅色標籤（第一優先），「可以之後處理」的就用藍色標籤（第二優先）。每週站會時大家一眼就能看到哪些事情卡關需要支援，開會時間直接砍半超有感！

第一優先和第二優先怎麼分？台灣人常用的排序技巧

在台灣，不管是工作還是生活，我們常常要面對一堆待辦事項，這時候「第一優先和第二優先怎麼分？台灣人常用的排序技巧」就很重要啦！其實台灣人很擅長用簡單又實用的方法來分類事情，讓生活更有效率。今天就來分享幾個在地人常用的排序小撇步，保證讓你做事更有條理。

最常見的就是「四象限法則」，把事情分成緊急又重要、緊急不重要、重要不緊急、不重要不緊急四種。台灣人通常會這樣分配：

另外台灣人也很愛用「數字標籤法」，直接在待辦事項前面寫上1、2、3來區分優先順序。1就是今天非做不可的事，2是這週要完成的，3是可以往後排的。這個方法特別適合記性不好的人，像我媽就會在冰箱貼滿標了數字的便利貼，超可愛的！

還有一個很台式的做法是「早餐店奶茶法則」——把最難喝（最不想做）的事情先解決掉。就像很多人會先把早餐店奶茶喝完，因為放久了會變難喝。工作上也是，先把最棘手的案子處理掉，後面就會越來越輕鬆。這種「先苦後甘」的排序法，其實很多台灣中小企業老闆都在用呢！

什麼時候該把任務列為第一優先？5個判斷標準

每天工作堆得像山一樣高，到底哪些事情要先處理？這真的是讓人很頭痛的問題。我自己也常常在辦公室跟同事討論，到底該怎麼判斷優先順序才不會耽誤重要的事。其實啊，只要掌握幾個關鍵標準，就能輕鬆分辨哪些任務要擺在最前面處理，不用再糾結老半天。

首先最簡單的判斷就是「截止時間」，特別是那些明天就要交的東西，當然要趕快做啊！不過有時候會遇到那種看起來很急但其實沒那麼重要的任務，這時候就要搭配其他標準一起看。像我們公司最近有個專案，明明下週才要交，但因為牽涉到其他部門的進度，老闆特別交代要先處理，這就是典型的「影響範圍大」的任務。

另外還有一個很容易被忽略的標準是「潛在風險」，像我們之前有個客戶的系統問題，雖然看起來不嚴重，但如果不馬上處理可能會引發更大問題，這種就是典型的高風險任務。我同事阿明上個月就因為沒注意到這點，結果小問題變成大麻煩，被主管唸了好久。所以現在我們團隊都會特別注意那些「現在不處理以後會更慘」的事情。

最後要提醒的是，有時候某些任務看起來不緊急，但完成後的效益特別高，這種反而值得優先處理。像我上個月接的一個案子，花兩天時間做完後幫公司省下十幾萬成本，這種高報酬的工作當然要擺在前面啊！不過這種判斷需要一點經驗，新手可能比較難一眼看出來。

為什麼你的第二優先事項總是做不完？專家解析

你有沒有發現，每天列好的待辦清單，第一項通常都能順利完成，但排在第二順位的事情卻常常拖到天荒地老？這其實不是因為你懶惰，而是大腦的優先級判斷機制在搞鬼。專家指出，人類天生會把「最緊急」和「最重要」的事情自動歸類為第一優先，而第二順位往往處在一個尷尬的灰色地帶——既沒有火燒眉毛的急迫感，又缺乏足夠的誘因讓我們立刻行動。

根據行為心理學研究，當我們完成首要任務後，大腦會釋放多巴胺產生滿足感，這時候容易陷入「獎勵自己」的放鬆狀態。偏偏第二優先事項通常需要一定專注力，卻又達不到「非做不可」的程度，於是就變成拖延症的最佳受害者。看看下面這個常見情境對照表，你是不是也中招了？

更麻煩的是，現代人習慣用「碎片化時間」處理次要任務，但研究顯示這反而會降低效率。當你打算「等有空再做」第二優先事項時，大腦會自動把它歸類為「可被取代」的選項。舉例來說，你可能規劃下班後要寫企劃案，結果同事臨時邀約聚餐，那個「第二重要」的工作就被順理成章往後延，因為當下社交帶來的立即快樂顯得更吸引人。

時間管理專家建議，與其嚴格區分第一、第二順位，不如把重要任務拆解成「每日必做三件事」。實驗發現，當人們把第二優先事項重新定義為「今日核心目標」之一，完成率會提升40%以上。另一個實用技巧是幫次要任務創造「立即報酬」，例如告訴自己「寫完報告才能追劇」，利用制約心理提高執行動力。