第一優先!工作效率翻倍秘訣 | 第二優先?你可能忽略的生活細節 | 第一優先 vs 第二優先 這樣排就對了
在職場上,懂得區分「第一優先 第二優先」真的超級重要!尤其是現在大家都在用Microsoft Teams協作,每天訊息爆炸的情況下,更要學會怎麼把任務分類處理。今天就來分享幾個實用技巧,讓你工作起來更有效率。
先來看看Teams裡怎麼設定任務優先順序最方便:
功能名稱 | 適用情境 | 優先等級設定方式 |
---|---|---|
待辦事項 | 個人每日任務 | 直接標註⭐️或❗️符號 |
Planner看板 | 團隊專案進度 | 用顏色標籤區分緊急/重要程度 |
會議排程 | 跨部門協調 | 預約時選擇「高優先」選項 |
頻道釘選 | 重要公告或檔案 | 置頂+@所有人標記 |
最近Teams 2025五月更新後,工作區協作變得更直覺了。像我們團隊現在都會把正在進行的企劃放在「第一優先」區,背景資料或參考文件就歸到「第二優先」分類。這樣開會時直接點進對應的工作區,馬上就能找到需要的東西,不用在茫茫訊息海裡撈資料。
說到新功能,上個月推出的Outlook外掛整合真的很方便。我習慣每天早上先把郵件裡提到的事項,用拖曳方式拉到Teams的待辦清單,然後立刻標註優先順序。像是客戶急著要的報價單當然放最上面,內部例行報告就可以往後排。這樣處理起來超有條理,主管臨時問進度也不會手忙腳亂。
以前用Project做專案管理總覺得太複雜,現在轉到Planner後簡單多了。我們團隊的SOP是把「會影響到下個階段」的任務設成紅色標籤(第一優先),「可以之後處理」的就用藍色標籤(第二優先)。每週站會時大家一眼就能看到哪些事情卡關需要支援,開會時間直接砍半超有感!
第一優先和第二優先怎麼分?台灣人常用的排序技巧
在台灣,不管是工作還是生活,我們常常要面對一堆待辦事項,這時候「第一優先和第二優先怎麼分?台灣人常用的排序技巧」就很重要啦!其實台灣人很擅長用簡單又實用的方法來分類事情,讓生活更有效率。今天就來分享幾個在地人常用的排序小撇步,保證讓你做事更有條理。
最常見的就是「四象限法則」,把事情分成緊急又重要、緊急不重要、重要不緊急、不重要不緊急四種。台灣人通常會這樣分配:
類型 | 處理方式 | 舉例 |
---|---|---|
緊急又重要 | 馬上做 | 客戶投訴、家人急病 |
重要不緊急 | 排定期程 | 年度健檢、學習新技能 |
緊急不重要 | 快速處理或委託他人 | 臨時會議、快遞簽收 |
不重要不緊急 | 有空再做或直接刪除 | 追劇、整理舊照片 |
另外台灣人也很愛用「數字標籤法」,直接在待辦事項前面寫上1、2、3來區分優先順序。1就是今天非做不可的事,2是這週要完成的,3是可以往後排的。這個方法特別適合記性不好的人,像我媽就會在冰箱貼滿標了數字的便利貼,超可愛的!
還有一個很台式的做法是「早餐店奶茶法則」——把最難喝(最不想做)的事情先解決掉。就像很多人會先把早餐店奶茶喝完,因為放久了會變難喝。工作上也是,先把最棘手的案子處理掉,後面就會越來越輕鬆。這種「先苦後甘」的排序法,其實很多台灣中小企業老闆都在用呢!
什麼時候該把任務列為第一優先?5個判斷標準
每天工作堆得像山一樣高,到底哪些事情要先處理?這真的是讓人很頭痛的問題。我自己也常常在辦公室跟同事討論,到底該怎麼判斷優先順序才不會耽誤重要的事。其實啊,只要掌握幾個關鍵標準,就能輕鬆分辨哪些任務要擺在最前面處理,不用再糾結老半天。
首先最簡單的判斷就是「截止時間」,特別是那些明天就要交的東西,當然要趕快做啊!不過有時候會遇到那種看起來很急但其實沒那麼重要的任務,這時候就要搭配其他標準一起看。像我們公司最近有個專案,明明下週才要交,但因為牽涉到其他部門的進度,老闆特別交代要先處理,這就是典型的「影響範圍大」的任務。
判斷標準 | 具體情況 | 處理建議 |
---|---|---|
截止時間緊迫 | 明天就要交的報告 | 立即處理不要拖 |
影響範圍大 | 跨部門合作專案 | 優先協調資源 |
老闆特別交代 | 主管指名要你先做 | 放下手邊工作 |
潛在風險高 | 可能造成客戶投訴 | 盡快排除問題 |
投資報酬率高 | 完成後能帶來顯著效益 | 集中火力處理 |
另外還有一個很容易被忽略的標準是「潛在風險」,像我們之前有個客戶的系統問題,雖然看起來不嚴重,但如果不馬上處理可能會引發更大問題,這種就是典型的高風險任務。我同事阿明上個月就因為沒注意到這點,結果小問題變成大麻煩,被主管唸了好久。所以現在我們團隊都會特別注意那些「現在不處理以後會更慘」的事情。
最後要提醒的是,有時候某些任務看起來不緊急,但完成後的效益特別高,這種反而值得優先處理。像我上個月接的一個案子,花兩天時間做完後幫公司省下十幾萬成本,這種高報酬的工作當然要擺在前面啊!不過這種判斷需要一點經驗,新手可能比較難一眼看出來。
為什麼你的第二優先事項總是做不完?專家解析
你有沒有發現,每天列好的待辦清單,第一項通常都能順利完成,但排在第二順位的事情卻常常拖到天荒地老?這其實不是因為你懶惰,而是大腦的優先級判斷機制在搞鬼。專家指出,人類天生會把「最緊急」和「最重要」的事情自動歸類為第一優先,而第二順位往往處在一個尷尬的灰色地帶——既沒有火燒眉毛的急迫感,又缺乏足夠的誘因讓我們立刻行動。
根據行為心理學研究,當我們完成首要任務後,大腦會釋放多巴胺產生滿足感,這時候容易陷入「獎勵自己」的放鬆狀態。偏偏第二優先事項通常需要一定專注力,卻又達不到「非做不可」的程度,於是就變成拖延症的最佳受害者。看看下面這個常見情境對照表,你是不是也中招了?
情境類型 | 第一優先事項 | 第二優先事項 | 結果 |
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工作案例 | 老闆交代的急件 | 自主進修計畫 | 急件準時交,進修永遠「明天開始」 |
生活案例 | 繳信用卡費 | 整理衣櫃 | 帳單絕不遲繳,衣櫃亂三年 |
健康案例 | 看牙醫 | 每周運動三次 | 牙齒檢查了,健身卡晾在抽屜 |
更麻煩的是,現代人習慣用「碎片化時間」處理次要任務,但研究顯示這反而會降低效率。當你打算「等有空再做」第二優先事項時,大腦會自動把它歸類為「可被取代」的選項。舉例來說,你可能規劃下班後要寫企劃案,結果同事臨時邀約聚餐,那個「第二重要」的工作就被順理成章往後延,因為當下社交帶來的立即快樂顯得更吸引人。
時間管理專家建議,與其嚴格區分第一、第二順位,不如把重要任務拆解成「每日必做三件事」。實驗發現,當人們把第二優先事項重新定義為「今日核心目標」之一,完成率會提升40%以上。另一個實用技巧是幫次要任務創造「立即報酬」,例如告訴自己「寫完報告才能追劇」,利用制約心理提高執行動力。